如何规划一场展会（第一部分）

展览是任何一个商业展示的机会。 无论您是展示产品，技术还是服务，这些活动都旨在为您提供最佳展示贵司业务的完美平台。

这些活动的独特之处在于它们提供了一个能够吸引有质量的客户和媒体以进行面对面交流的地方。 与会者如果参加一个展会，那是因为他们认为展会的内容和产品将为他们提供他们积极寻求的东西。

例如，婚礼展览参与者可能会为他们即将举行的婚礼寻找供应商和信息 ；然而营销展览参加者可能会参与跟营销活动相关的展会。

展会将制造有质量的曝光和销售——而这些销售和曝光您可能需要更加努力地通过其他渠道获得。

本文的第一部分将围绕如何根据不同展会类型明确展会目标以及如何具体得策划一场展会进行探讨。 本文的第二部分将进一步讨论如何从展览中获利和如何吸引更多的人群来参加展会，第二部分将发布于后面的博客。

明确展会目标

今天我们将讨论应该如何规划一个展览活动，以便其尽可能地符合您举办展会的目的。

那么，你需要做的第一件事就是清楚地确定这些（举办展会的）目标。 根据您尝试组织的展品种类，这些目标将会有所不同。 我们列举了以下不同展览的一些例子：

如果这是一场艺术/摄影展，您可能会希望：

·         取得一些粉丝

·         产生这些画作的销售

·         宣传新的作品

·         通过您的作品传递信息

·         建立品牌

如果是贸易/工业展览会，您可能会希望：

·         为转售商和相关品牌带来销售展览空间

·         建立品牌意识和尊重

·         制作动态更新

·         与合格的潜在客户进行面对面的接触

·         为市场研究创造机会

如果是时装展，您可能会希望：

·         产生时尚追随者

·         推广新的产品线

·         产生销售

·         制作动态更新

·         增加品牌建设

确定目标后，请在规划（展会）过程的每个阶段参考这些目标。 这将允许您根据您的总体目标交叉检查每个决策，帮助您简化计划流程并确保您的计划不会偏离正轨。

布局展会

与每个重大活动一样，展览策划受限于预算，而您活动的成功与否取决于您如何利用您可用的资金。

主要有以下这些品项是会吃掉预算的：

场地    

仔细选择举办展览的地点。 这个空间不仅决定了可以容纳多少与会者，还决定了还有多少其他参展商可以为您的活动提供内容。 您可能还想考虑一下场地增强了怎样的印象 – 是否值得在一个宏伟的场地举办展会以创造更加迷人的感觉？ 或者一个不那么华丽的场地也会合适？

宣传

您需要分配大部分预算来宣传您的展会。 在获得与会者和参展商来参展时，请务必注意方法上的差异。 与会者需要确信展览会为他们提供一些东西，参展商需要确信参加者会想要从他们那里购买一些他们的产品或服务。 将这两条消息连接起来对整个活动的成功至关重要。

装饰、技术与家具

内部装饰将对您的客人如何看待活动产生重大影响。 家具，品牌图像，横幅和屏幕是创造令人印象深刻的视觉体验的好方法。 在整个活动中您使用的技术也非常重要。

特邀嘉宾

根据展览的类型，您可能希望邀请行业关键意见领导者（KOL）来做一个演讲或参与一个研讨会。 案例讨论和行业领导者的见解提供了很好的讨论点，这不仅可以为与会者提供更全面的体验，而且在与会之前的宣传活动时也可为您提供更多优势。

食物和饮料

您可能希望在活动期间穿插茶歇，这将产生额外的前期费用，即使以后加入入场券的票价也是如此。

后勤

大事件需要物流管理。 这包括管理展览空间，了解谁会出现以及何时出现，管理好时间以及当天（或一系列天数）的一般流程。 拥有一支致力于活动顺利进行的团队非常重要。

物流 (细节说明)

与任何事件一样，物流是计划的关键因素。 简单的事项例如确保展览位置附近的停车、住宿和旅行链接（机场、火车站等）是成功的关键。 通过展览，您还需要考虑：

·         摊位的设置和拆除

·         参展商的到达和离开时间

·         您需要设备的时间和地方

·         管理挂绳和分发

·         组织社交活动

·         总体时间管理

·         前期和后期制作（设置和拆除显示器）

协调团队以详细地关注和管理每个流程 —— 严格管理所有这些方面将确保无缝操作。

员工和招待

在整个活动期间，可以为一般的酒店和后勤人员的人头费提供一些预算。

亦适达市场策划营销公司拥有一批能够提供各种服务的国际专家，因此我们的业务遍布世界各地。我们一直以积极主动的态度工作，而且我们的顶级品质也从不打折。 如果您有任何活动要求，欢迎您随时与我们联系！我们是您最好的活动伙伴——减轻您操办活动的负担！